Prozesse und Strukturen
in der Projektarbeit etablieren

Projekte sind mittlerweile fester Bestandteil der Wertschöpfung. Immer mehr Unternehmen etablieren daher Strukturen und standardisierte Prozesse, um ihre Projektarbeit effektiv und effizient zu gestalten. Ich unterstütze Sie bei der Implementierung oder Optimierung dieser Prozesse im Projektmanagement.
Prozesse & Strukturen etablieren

Als externer Berater und Begleiter von Projekten, Teams und Unternehmen erlebe ich die Wirkung unterschiedlichster Strukturen und Prozesse für Projektmanagement. Durch meinen Fokus auf die Methodik des Projektmanagements und nicht auf einzelne Branchen oder Unternehmenstypen komme ich ohne entsprechende Scheuklappen zu Ihnen. Dadurch bringe einen neuen, nicht durch interne Verwicklungen eingetrübten, Blick auf die Prozesse und Strukturen in Ihrer Organisation.

Analyse und Planung

Unsere Zusammenarbeit beginnt mit einer Bestandsaufnahme der aktuellen Strukturen und Prozesse in Ihrem Unternehmen, gefolgt von einer klaren Zieldefinition für die anstehenden Änderungen.

Auf dieser Basis werde ich dann für Sie die passenden Elemente entwickeln. Wo immer möglich, werde ich auf Elemente zurückgreifen, die bereits in Ihrem Unternehmen existieren. Das erhöht später die Akzeptanz im Team. Dazu involviere ich schon jetzt Vertreter/-innen der Bereiche, die von den Änderungen betroffen sind. So unterbinden wir frühzeitig Widerstände gegen die Veränderungen und profitieren vom Wissen Ihrer Mitarbeiter/-innen.

Ist das Ziel unserer Zusammenarbeit die Optimierung bereits existierender Prozesse und Strukturen werde ich die betroffenen Elemente auf Ihre Effektivität und Effizienz hin untersuchen. Auch für diesen Schritt nutzte ich die Kenntnisse Ihrer Mitarbeiter/-innen. Durch Interviews und Beobachtungen decke ich Potentiale für Anpassungen und Optimierungen auf.

Stehen Inhalt und Umfang der anstehenden Arbeiten fest, erarbeite ich, meist zusammen mit einem lokalen Team, einen detaillierten Plan für die Umsetzung und Einführung der Strukturen und Prozesse. Ich stelle hierbei sicher, dass keine unpassenden Planungswerkzeuge und -schritte diese Phase unnötig in die Länge ziehen. Durch regelmäßige Berichte an die relevanten Stakeholder stelle ich eine transparente Kommunikation sicher.

Umsetzung in die Projektarbeit

Die Einführung der neuen oder angepassten Prozesse und Strukturen sollte durch die späteren Verantwortlichen für diese Arbeiten durchgeführt werden. In dieser Phase begleite ich Ihr Team gerne als Coach – zum Beispiel für akute Fragen. Es ist mir wichtig, dass die Mitarbeiter/-innen sehen, dass dieses Projekt durch das Unternehmen umgesetzt wird und nicht durch einen Externen.

Erfolgskontrolle

Zum Abschluss einer Einführung oder Anpassung von Strukturen und Prozessen des Projektmanagements empfehle ich einen Lessons-learned-Workshop. Dieser Workshop sichert die gewonnenen Erkenntnisse aus dem abgeschlossenen Organisationsprojekt für das Unternehmen. Die besten Erfolge erzielt man hierbei, wenn sowohl das Projektteam als auch Vertreter/-innen der durch die Änderungen betroffenen Gruppen eingeladen werden.

Der Erfolg der neuen Prozesse und Strukturen wird erst sichtbar, wenn sie eine Weile genutzt werden. Daher biete ich Ihnen eine Nutzenevaluierung 6 bis 12 Monate nach Projektabschluss an. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass die Veränderungen auch tatsächlich die gewünschte Wirkung entfalten.

Typische Maßnahmen für die Verbesserung der Strukturen und Prozesse Ihres Projektmanagements

  • Ist-Analyse der bestehenden Strukturen und Prozesse für ein akkurates Bild der aktuellen Situation im Unternehmen
  • Erstellen einer Zieldefinition für die gewünschten Änderungen
  • Entwicklung eines Prozess- und Strukturmodells für die Projektarbeit in Ihrem Unternehmen
  • Analyse und Beschreibung der zukünftigen Schnittstellen zwischen dem bisherigen Geschäft und der Projektarbeit mit Vorschlägen zu Kommunikations- und Entscheidungswegen
  • Zusammenstellung eines detaillierten Projektplans mit der Hilfe Ihres Teams, für eine möglichst reibungslose Umsetzung des Projektes und Einführung der gewünschten Strukturen und Prozesse
  • Regelmäßige Berichte über den Status, die Entwicklung und erreichte Zwischenergebnisse im Projekte für eine transparente Kommunikation über die anstehenden Änderungen mit allen relevanten Stakeholdern
  • Coaching des ausführenden Teams bei der Umsetzung der Prozess- und Strukturanpassungen
  • Übernahme der Projektleitung für die Umsetzung der Prozess- und Strukturanpassungen
  • Evaluierung der Ziele und Projektergebnisse zum Projektende im Abgleich mit der Aufgabenstellung für eine klare Aussage zur Zielerreichung
  • Lessons-learned-Workshop mit den zentralen Stakeholdern und dem Projektteam, um durch das Projekt erlangtes Wissen für das Unternehmen zu sichern
  • Durchführung einer Nutzenevaluierung 6 bis 12 Monate nach Abschluss des Projektes, um festzustellen, wie nachhaltig die neuen Strukturen und Prozesse die gesteckten Ziele erreichen

Sie möchten neue Prozesse und Strukturen in Ihrer Projektarbeit etablieren?
Dann schreiben Sie mir eine Nachricht.